做事有方法，時間自然變多
交通大學資訊管理研究所教授就曾要求EMBA學生1年要看完100本書，當場引起大老闆們的激烈抗議。工作的事情都處理不完了，怎麼可能還有時間讀這麼多書？

直到學期最後，大家才恍然大悟是怎麼一回事。「我想測試看看，有幾個人可以找到最有效的讀書方法。」

事後他才向EMBA學生解釋什麼是有效的閱讀方法，從目錄、內文標題、前言以及關鍵章節的內容當中，抓住整本書核心概念，再用簡短的字數描述這個概念，就能吸收到一本書的精華。

改善時間管理，不只是討論哪些事情該做、哪些不該做，你還得更進一步改變做事方法，多注意平常忽略掉的小細節，讓工作流程達到「最佳化」，大幅減少時間浪費。時間管理的第1守則，就是“Do the right thing right.”（用對的方法做對的事情）。但是多數人只做到前半段，卻忘了後半段。翻開許多談論時間管理的書籍或文章，內容一定是告訴你，如何依據事情的輕重緩急，設定優先順序。

但事實上，如何用對的方法做對的事情，其實更重要。


1.再三確認，知道你該做什麼
如果你一開始就會錯意，不清楚對方要的是什麼，就是在浪費時間做白工。很多時候，甚至你覺得很清楚對方的意思，最後卻發現相差十萬八千里。到底是對方沒說清楚，還是你的理解能力有問題？


2. 思考要慢，執行要快
有些事情一旦你決定了，就無法再回頭，或者事後得花雙倍的力氣去調整。如果你真的想要節省時間，「第一次就要做對」是很重要的原則，寧可事前多花點時間，仔細討論，想清楚再動手，即使事後仍需要調整，但也不至於會太過離譜。


3. 時間壓力愈大，工作效率愈高
規畫工作行程表時，不要只是列出該做的工作項目，還要在旁邊寫上預計完成的時間。一旦有了時間限制，就有了限期完成的壓力，工作時會比較專注，而不會毫無限制的拖延。


4.向外求助，別閉門造車
如果你新接某個工作或專案，先詢問有經驗的同事或主管，什麼樣的工作方式最有效率，不要浪費時間自己去摸索，以免走錯方向。平常，也應該多觀察他人不錯的工作習慣，自己多加學習，例如如何整理檔案文件、管理客戶等，這些都是伸手可及、立即可用的方法，應多加利用。


5. 工作之前，先把辦公桌清理乾淨
如果你去知名餐廳或飯店的廚房就可以發現，廚師在開始烹飪之前，必定會把需要用到的食材和工具依照先後順序整齊地排列好。同樣的，工作時不要把時間浪費在找東西。開始工作之前，請先空出一個乾淨的桌面出來，再把可能需要用到的資料或物品，放在方便拿取的地方。


6. 凡事主動，等待只是浪費時間
每次當有人說「我再打給你」這句話時，就當作他沒說過。請別浪費時間等待對方的回音，直接拿起電話打給對方，才是明智之舉。或是，你的朋友或同事幫你介紹新的客戶或是某個人，先詢問他，你是否可以直接聯絡那個人，一方面表示尊重，另一方面又可以節省等待的時間。


7. 改變自己，適應其他人的工作習慣
工作的完成需要有很多人的共同參與，但是每個人習慣的工作方式都不一樣，往往容易引起不必要的時間浪費。要改變別人，不如先改變自己，順應別人的工作方式，讓流程的進行可以更有效率。平常互動時，多觀察對方的工作習慣，或是他最討厭別人有哪些壞習慣，避免自己踩到地雷。


8. 成功也要花時間分析
我們常要求自己了解犯錯背後的原因，避免下次再犯。但是，你也應該知道自己哪些部份做得很好、原因是什麼。下次再遇到類似情況時，你才知道如何達到成果。當你知道成功的原因，又能避免可能的錯誤，才能有絕對的把握。


避開浪費時間的4大元凶


1. 多做沒有必要的工作
你之所以覺得時間不夠用，主要原因在於把時間浪費在沒有必要的干擾。當然，干擾是無法避免的，總是有緊急事情需要處理，但是你還是可以做一些防範工作。例如，你可以申請2個行動電話號碼，一是工作上使用，另外則是與家人或朋友聯絡時使用，就可以避免在上班時間接到朋友打來、但不是很重要或緊急的電話，減少無謂的干擾。

電子郵件的使用也是一樣，建議你可以依據不同類別的寄信人，設立不同的帳號，讓自己可以更有效管理。另外也可以使用自動回覆的功能，告訴對方你在哪個時段才會回信，這樣就可以安心地只在某個時段回信，又不會讓對方覺得你工作效率不佳，沒有即時給對方回音。

最後，每天傍晚可以留大約半小時～1小時的時間，用來回覆內容較為複雜、或需要詳細解說的信件，一次就溝通清楚，而不是急著回覆對方，結果來來回回好幾次才搞定，這也是在浪費時間。


2. 當濫好人
這種人不論別人有什麼要求，都照單全收。特別是做業務的，為了搶生意，客戶各種無理的要求也忍氣吞聲的答應，做了太多超出業務範圍以外的事情，其實大可不必這樣做。應該要自己設定界線，哪些可以為客戶做、哪些不可以，只要有清楚的原則，客戶也會接受。如果自己沒有原則，只會讓對方得寸進尺，最後吃虧的還是自己。


3. 迷信科技產品
科技產品確實能幫助我們增加效率，但是如果做得太過，也可能讓工作沒效率。如果已經有習慣的工作方式，例如習慣用手寫筆記的方式排定行程表，而且效果也很好，就不一定非得特地去買PDA。身上有太多科技產品，只會讓你疲於應付。


4. 重質不重量
工作效率的衡量標準不是看你做完了幾件事情，而是這些事情的價值。以業務來說，你的工作效率不在於完成多少筆生意，而是應該就你的投入與可得報酬來看。也許今天你只拿到一筆生意，但是帶來的收益可能是過去半年的業績總和。

不妨現在就開始，重新檢討你的做事方法，改變浪費時間的工作壞習慣。【101創業大小事/整理報導】